reprezentare logo Kosson

Instrumentul de planificare a Depozitelor Electronice de Încredere constituie o bază de pornire pentru dezvoltarea scopurilor, obiectivelor şi a ţintelor de performanţă de-a lungul timpului într-o manieră care va contribui la stabilirea bazei de încredere pentru factorii de decizie.

PLATTER nu doreşte să se constituie ca un instrument de auditare şi certificare, ci mai degrabă doreşte că însoţească astfel de instrumente.

Acest instrument îşi găseşte fundamentele şi sprijinul în aparatul argumentativ într-un alt document foarte important publicat de CRL – Center for Research Libraries (Chicago, Illinois) şi OCLC Online Computer Library Center (Dublin, Ohio) intitulat Depozite Digitale. Audit şi certificare: Criterii şi lista de verificare1 (2007), care la rândul său face trimitere la Depozite Digitale de Încredere: Atribute şi responsabilităţi2, un raport al RLG-OCLC din mai 2002. Ne vom opri pe moment la acest document deosebit de important pentru lămurirea conceptului de depozite digitale de încredere. Cel mai bine este să aducem în prim plan definiţia şi condiţiile pentru ca un depozit digital să fie considerat a fi unul de încredere:

Un depozit digital de încredere este cel al cărui misiune este de a oferi acces sigur şi de lungă durată la resursele digitale gestionate comunităţii desemnate în prezent şi pe viitor. Depozitele digitale de încredere se pot concretiza diferite forme: unele instituţii pot opta pentru construirea unor depozite locale în timp ce altele pot opta să-şi gestioneze aspectele de organizare şi cele intelectuale ale unui depozit contractând un furnizor terţ pentru stocare şi întreţinere.

Sunt oferite şi câteva scenarii edificatoare:

Scenariu 1O Bibliotecă Naţională răspunzătoare pentru asigurarea accesibilităţii pe termen lung la colecţii de mari dimensiuni, diverse şi în continuă creştere, incluzând publicaţii online, produse multimedia complexe, produsele digitale ale unor programe mari de prelucrare a imaginilor şi o gamă de baze de date specializate. Comunitatea pe care o deserveşte este extremde diversă şi poate fi definită ca oricine, oriunde, orcând având acces la factorul de reducere la cel mai mic numitor pe care-l oferă computerul personal.

Scenariul 2O Bibliotecă Universitară de mari dimensiuni având o colecţie în continuă creştere de materiale digitale suport pentru cercetare şi educaţie, incluzând baze de date online, reviste electronice, materiale digitizate, produse digitale ale personalului universităţii şi al studenţilor (de ex. Teze şi disertaţii), suporturi de curs în format digital şi documente instituţionale în formă electronică.

Scenariul 3Un muzeu cu o colecţie de materiale digitale în continuă creştere incluzând surogate ale exponatelor muzeului, surogate create pentru expoziţii virtuale online, precum şi artă digitală originală.

Scenariul 4Un depozit digital virtual pentru reviste electronice creat prin intermediul unui sistem de distribuit de calculatoare într-o reţea. Multe instituţii participă la acest sistem de depozitare fiind oferit spaţiu de stocare local şi copii de siguranţă pentru multiple titluri şi fişiere. Managementul datelor este făcut şi controlat prin intermediul unui software cu sursă deschisă complex dezvoltat în colaborare de căteva instituţii.

Scenariul 5O instituţie de cultură de dimensiuni reduse dar cu o colecţie digitală mare şi care are obligaţia de a o prezerva cu toate că nu dispune de infrastructură, fonduri sau expertiza de a construi capacităţi locale pentru arhivarea digitală.

Comunitatea specialiştilor au ajuns la concluzia că nu există „o măsură pentru toate” şi că cel mai bine este ca organizatorul unui depozit digital în primul rând să poată face diferenţele necesare şi să poată clasifica depozitele, ca un prim pas către stabilirea politicilor şi a practicilor prin compare. PLATTER a ales să caracterizeze depozitele după un număr de axe independente grupate în patru mari clase descriptive:

  • după scop şi funcţie

  • dimensiune

  • operaţiuni

  • implementare

În ceea ce priveşte scopul şi funcţia depozitului, acestea sunt analizate în contextul diferitelor „faţete” ale necesităţilor din sfera depozitelor digitale. Una dintre faţete sau mai bine spus axe, aşa cum le denumeşte documentul este Sursa Mandatului – este considerată sursa mandatului, fie aceasta guvernul sau cum este cazul unei Biblioteci Naţionale, Ministerul în subordinea căruia se află. Aici, în acest moment al descrierii axelor, PLATTER îşi arată utilitatea în clarificarea aspectelor ce ţin de instituirea unor depozite digitale şi delimitarea misiunii acestora. O altă axă este Statutul Comercial iar aceasta indică interesul comercial al instituţiei sau al instituţiei tutelare. Urmează axa Drepturilor de achiziţie legale şi Maturitatea operaţională.

Astfel, rând pe rând, PLATTER construieşte eşafodajul pe care se poate dezvolta un depozit digital care să fie se bucure de statutul „de încredere”. Mai multe detalii privind statutul încrederii pot fi citite la partea dedicată DRAMBORA. 

Documentul înaintează seturi de întrebări, fiecare dintre acestea corespunzând căte uneia dintre axe. Spre exemplu pentru scopul şi funcţia depozitului avem următoarele întrebări de clarificare:

  • Care este sursa mandatului depozitului ? (ex. Guvernul, Ministerul, organizaţie tutelară, etc.)

  • Depozitul este orientat către profit sau este nonprofit ?

  • Primeşte depozitul o parte semnificativă a materialelor sale de la o sursă legal mandatată ? (ex. Depozit de arhivă sau depozit legal)

  • Care este starea depozitului ? (ex. Încă nu funcţionează, funcţionează dar este în construcţie, matur)

La fel se procedează şi pentru restul de clase descriptive. Ceea ce este de interes este însă Ciclul de planificare pe care-l propune PLATTER. Acesta este conceput pentru a uşura procesele de definire şi exprimare a obiectivelor organizaţionale. Procesul are un caracter ciclic iar în mare parte respectă etapele procesului de analiză a riscurilor făcut prin DRAMBORA.

Întrebările la care trebuie să răspundă Planificarea Strategică sunt foarte importante pentru parcursul întregului ciclu:

  • Cu ce ne ocupăm ?

  • Pentru cine lucrăm ?

  • Cum putem excela ?

Planificările Obiectivelor Strategice în PLATTER se puprapun peste un alt set de principii despre care vom vorbi mai detaliat în contextul analizei DRAMBORA. Astfel, există zece planuri individuale după cum urmează şi care trebuie coordonate unitar:

  • Planul de business;

  • Schema de personal;

  • Planul de date;

  • Planul de achiziţii;

  • Planificarea accesului;

  • Planul pentru prezervare;

  • Planul sistemului tehnic;

  • Planul pentru asigurarea continuităţii şi

  • Planul în cazul dezastrelor.

Documentul dezbate cazul fiecăruia dintre aceste planuri şi cum ar trebui acestea să fie concepute.


1Thrustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist, de la http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf

Instrumentul de planificare a Depozitelor Electronice de Încredere constituie o bază de pornire pentru dezvoltarea scopurilor, obiectivelor şi a ţintelor de performanţă de-a lungul timpului într-o manieră care va contribui la stabilirea bazei de încredere pentru factorii de decizie.

PLATTER nu doreşte să se constituie ca un instrument de auditare şi certificare, ci mai degrabă doreşte că însoţească astfel de instrumente.

Acest instrument îşi găseşte fundamentele şi sprijinul în aparatul argumentativ într-un alt document foarte important publicat de CRL – Center for Research Libraries (Chicago, Illinois) şi OCLC Online Computer Library Center (Dublin, Ohio) intitulat Depozite Digitale. Audit şi certificare: Criterii şi lista de verificare1 (2007), care la rândul său face trimitere la Depozite Digitale de Încredere: Atribute şi responsabilităţi2, un raport al RLG-OCLC din mai 2002. Ne vom opri pe moment la acest document deosebit de important pentru lămurirea conceptului de depozite digitale de încredere. Cel mai bine este să aducem în prim plan definiţia şi condiţiile pentru ca un depozit digital să fie considerat a fi unul de încredere:

Un depozit digital de încredere este cel al cărui misiune este de a oferi acces sigur şi de lungă durată la resursele digitale gestionate comunităţii desemnate în prezent şi pe viitor. Depozitele digitale de încredere se pot concretiza diferite forme: unele instituţii pot opta pentru construirea unor depozite locale în timp ce altele pot opta să-şi gestioneze aspectele de organizare şi cele intelectuale ale unui depozit contractând un furnizor terţ pentru stocare şi întreţinere.

Sunt oferite şi câteva scenarii edificatoare:

Scenariu 1O Bibliotecă Naţională răspunzătoare pentru asigurarea accesibilităţii pe termen lung la colecţii de mari dimensiuni, diverse şi în continuă creştere, incluzând publicaţii online, produse multimedia complexe, produsele digitale ale unor programe mari de prelucrare a imaginilor şi o gamă de baze de date specializate. Comunitatea pe care o deserveşte este extremde diversă şi poate fi definită ca oricine, oriunde, orcând având acces la factorul de reducere la cel mai mic numitor pe care-l oferă computerul personal.

Scenariul 2O Bibliotecă Universitară de mari dimensiuni având o colecţie în continuă creştere de materiale digitale suport pentru cercetare şi educaţie, incluzând baze de date online, reviste electronice, materiale digitizate, produse digitale ale personalului universităţii şi al studenţilor (de ex. Teze şi disertaţii), suporturi de curs în format digital şi documente instituţionale în formă electronică.

Scenariul 3Un muzeu cu o colecţie de materiale digitale în continuă creştere incluzând surogate ale exponatelor muzeului, surogate create pentru expoziţii virtuale online, precum şi artă digitală originală.

Scenariul 4Un depozit digital virtual pentru reviste electronice creat prin intermediul unui sistem de distribuit de calculatoare într-o reţea. Multe instituţii participă la acest sistem de depozitare fiind oferit spaţiu de stocare local şi copii de siguranţă pentru multiple titluri şi fişiere. Managementul datelor este făcut şi controlat prin intermediul unui software cu sursă deschisă complex dezvoltat în colaborare de căteva instituţii.

Scenariul 5O instituţie de cultură de dimensiuni reduse dar cu o colecţie digitală mare şi care are obligaţia de a o prezerva cu toate că nu dispune de infrastructură, fonduri sau expertiza de a construi capacităţi locale pentru arhivarea digitală.

Comunitatea specialiştilor au ajuns la concluzia că nu există „o măsură pentru toate” şi că cel mai bine este ca organizatorul unui depozit digital în primul rând să poată face diferenţele necesare şi să poată clasifica depozitele, ca un prim pas către stabilirea politicilor şi a practicilor prin compare. PLATTER a ales să caracterizeze depozitele după un număr de axe independente grupate în patru mari clase descriptive:

  • după scop şi funcţie

  • dimensiune

  • operaţiuni

  • implementare

În ceea ce priveşte scopul şi funcţia depozitului, acestea sunt analizate în contextul diferitelor „faţete” ale necesităţilor din sfera depozitelor digitale. Una dintre faţete sau mai bine spus axe, aşa cum le denumeşte documentul este Sursa Mandatului – este considerată sursa mandatului, fie aceasta guvernul sau cum este cazul unei Biblioteci Naţionale, Ministerul în subordinea căruia se află. Aici, în acest moment al descrierii axelor, PLATTER îşi arată utilitatea în clarificarea aspectelor ce ţin de instituirea unor depozite digitale şi delimitarea misiunii acestora. O altă axă este Statutul Comercial iar aceasta indică interesul comercial al instituţiei sau al instituţiei tutelare. Urmează axa Drepturilor de achiziţie legale şi Maturitatea operaţională.

Astfel, rând pe rând, PLATTER construieşte eşafodajul pe care se poate dezvolta un depozit digital care să fie se bucure de statutul „de încredere”. Mai multe detalii privind statutul încrederii pot fi citite la partea dedicată DRAMBORA. 

Documentul înaintează seturi de întrebări, fiecare dintre acestea corespunzând căte uneia dintre axe. Spre exemplu pentru scopul şi funcţia depozitului avem următoarele întrebări de clarificare:

  • Care este sursa mandatului depozitului ? (ex. Guvernul, Ministerul, organizaţie tutelară, etc.)

  • Depozitul este orientat către profit sau este nonprofit ?

  • Primeşte depozitul o parte semnificativă a materialelor sale de la o sursă legal mandatată ? (ex. Depozit de arhivă sau depozit legal)

  • Care este starea depozitului ? (ex. Încă nu funcţionează, funcţionează dar este în construcţie, matur)

La fel se procedează şi pentru restul de clase descriptive. Ceea ce este de interes este însă Ciclul de planificare pe care-l propune PLATTER. Acesta este conceput pentru a uşura procesele de definire şi exprimare a obiectivelor organizaţionale. Procesul are un caracter ciclic iar în mare parte respectă etapele procesului de analiză a riscurilor făcut prin DRAMBORA.

Întrebările la care trebuie să răspundă Planificarea Strategică sunt foarte importante pentru parcursul întregului ciclu:

  • Cu ce ne ocupăm ?

  • Pentru cine lucrăm ?

  • Cum putem excela ?

Planificările Obiectivelor Strategice în PLATTER se puprapun peste un alt set de principii despre care vom vorbi mai detaliat în contextul analizei DRAMBORA. Astfel, există zece planuri individuale după cum urmează şi care trebuie coordonate unitar:

  • Planul de business;

  • Schema de personal;

  • Planul de date;

  • Planul de achiziţii;

  • Planificarea accesului;

  • Planul pentru prezervare;

  • Planul sistemului tehnic;

  • Planul pentru asigurarea continuităţii şi

  • Planul în cazul dezastrelor.

Documentul dezbate cazul fiecăruia dintre aceste planuri şi cum ar trebui acestea să fie concepute.


1Thrustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist, de la http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf

Planificare I

Planul de business

Trebuie spus din capul locului că dintre cele 10 planuri pentru atingerea obiectivelor strategice, nu se poate spune că unul are un profil mai proeminent decât altul. Poate că doar ordinea în care sunt enumerate le poate da o posibilă ierarhizare. Astfel, personal consider planul de business a fi determinant de la bun început pentru drumul pe care-l va urma depozitul digital. PLATTER atrage atenţia asupra asigurării resurselor financiare necesare unui efort de lungă durată, în acest context accentuându-se mai mult perspectiva şi continuitatea depozitului. În contextul dobândirii statutului de depozit de încredere este totuşi recunoscut faptul că ar fi nerealist să ceri demonstrarea finanţării garantate pe termen lung deoarece doar câteva în acest moment pot da asigurări de acest fel. Astfel, accentul ar trebui îndreptat către o bună proiecţie financiară şi o disciplină a cheltuielilor, precum şi întocmirea unor planuri în eventualitatea unor dificultăţi bugetare. Mai multe detalii privind ce acţiuni ar trebui întreprinse în cazul unei închideri permanente a depozitului datorită pierderii finanţării sau în cazul insolvabilităţii se găsec la planul în cazul dezastrelor.

Ţintele planului de business

  • Monitorizarea şi revizuirea planului de business la intervale regulate

  • Menţinerea suportului financiar la un nivel corespunzător unei rutine de funcţionare a depozitului

  • Asigurarea unor planuri de siguranţă în cazul unor reduceri a bugetului sau în cazul unor urgenţe apărute în protejarea datelor vitale

  • Definirea şi menţinerea unor planificări de marketing şi pentru extindere corespunzătoare necesităţilor depozitului

Planul de achiziţii

În vizunea PLATTER există trei mari componente ale unui Plan de Achiziţii: specificarea materialelor dorite, negocierea acordurilor relevante pentru obţinerea acestora şi dezvoltarea procedurilor pentru achiziţionarea acestora.

Achiziţionarea materialelor relevante este exemplificată prin o posibilă:

  • arhivare a peste 90% din conţinutul web la nivel naţional;

  • arhivare a 75% a tuturor articolelor publicate în cadrul instituţiei;

  • preluare a cel puţin 100000 de imagini noi pe an.

Acestă ţintă a planului de achiziţii este înstrânsă legătură cu mandatul depozitului, care defineşte tipul depozitului în cauză, de exemplu: o arhivă, o colecţie de eprinturi, o arhivă web, etc.

Un alt aspect foarte important este negocierea acordurilor de depozitare, care se face cu beneficiarii depozitului,fie aceştia instituţiile organizatoare, fie companii care au interesul de a-şi păstra rezultatele de cercetare. PLATTER face şi o trimitere utilă către listele de validare propuse de alte două instrumente importante – nestor şi TRAC, pe care le vom analiza şi noi într-un studiu viitor. Astfel, în continuare vom urmări şi noi punctele pe baza cărora se construieşte:

  • domeniul materialelor;

  • forma în care este furnizat (ex. prin download ftp);

  • formatele fişierelor;

  • metadatele;

  • dreptul de a supune materialele conţinute unor operaţiuni de prezervare;

  • drepturile de utilizare/distribuţie;

  • obligaţia depozitarului de a notifica depozitul cu privire la modificarea formatelor fişierelor, a formei de furnizare, etc;

  • transferul drepturilor legale;

  • stabilirea duratei corespunzătoare a duratei.

Un alt obiectiv, pe care-l găsesc foarte interesant este obţinerea controlului fizic asupra materialelor, care implică achiziţionarea şi instalarea softwareului de recoltare, precum şi dezvoltarea unui flux pentru descărcarea prin ftp al materialelor. Alte obiective de care rebuie să se ţină seama sunt monitorizarea achiziţiilor şi menţinerea acordurilor stabilite în cadrul depozitului.

Schema de personal

Chiar de la bun început este pusă problema găsirii personalului calificat pentru a lucra la un depozit digital: încă nu sunt stabilite calificări specifice lucrului cu depozitele, astfel că exită tendinţa ca personalul să fie atras din diferite domenii – arhivişti, bibliotecari, specialişti it, administratori etc. O problemă legată de aceasta o constituie relativa noutate a depozitelor rezultând o lipsă a unui parcurs clar al dezvoltării carierei împiedicând păstrarea personalului experimentat. Este vital ca organizaţiile depozitare să participe în eforturile de instituţionalizare a activităţilor desfăşurate în depozitele electronice prin crearea de acreditări la nivel naţional şi internaţional şi jalonarea carierelor. Totuşi, în acest moment, când aceste standarde încă nu există, depozitele individuale vor trebui să-şi ia responsabilitatea de a defini rolurile şi parcursul carierei, lucru care le va permite să angajeze şi să menţină personal talentat şi competent.

Această problemă acută am discutat-o ceva timp în urmă, la momentul prezentării traducerii făcute pentru comunitatea nostră a documentului care prezintă calificările, rolul şi structura carierei pentru cercetătorii de date şi custozi (vezi traducerea ). Pentru o privire mai atentă a situaţiei actuale, pe care şi acest studiu o supune atenţie, vă rog să citiţi traducerea indicată .

Interesant este faptul că este apreciat corect faptul că incapacitatea de a delimita rolurile şi utilizarea defectuoasă a calificărilor conduce la incapacitatea de a respecta scopurile pentru care depozitul a fost creat afectând încrederea depozitului.

Alte două idei care trebuie reţinute şi care sunt argumentate sunt: trimite personalul la cât mai multe evenimente din sfera activităţilor specifice şi încurajează comunicarea şi difuzarea cunoştinţelor între membrii depozitului pentru a micşora impactul pierderii unuia dintre ei. Sunt idei la care managerii români ar trebui să fie foarte atenţi pentru că există pericolul ca monopolizând anumite activităţi doar la sfera managerială să pierzi aderenţa cu specialiştii pe care toată construcţia se bazează. Este un păcat de care noi românii ne vindecăm încet şi greu cu multe, multe pierderi.

Planul de acces

Diseminarea conţinutului depozitului constituie unul dintre cele mai vizibile rezultate ale activităţilor desfăşurate de un depozit digital în afara funcţiei de arhivă cu rol de prezervare. Una dintre direcţiile care sunt puse în dezbatere şi pe care o consider importantă este crearea, menţinerea şi revizuirea Misiunii care reflectă mandatul depozitului.

În plus sunt supuse sistematic toate problemele care se leagă de acces, pornind de la comunitatea căruia depozitul i se adresează până la crearea şi implementarea politicilor de acces.

Planificare II

Planul tehnic descrie infrastructura IT şi nu vom intra în detalii lăsând specialiştilor domeniului IT curiozitatea de a vedea ce presupune constituirea şi menţienerea unui depozit digital din perspectiva lor.

Planul de date este instrumentul prin care ar trebui să fie descrise formatele de date şi metadate utilizate de depozit.

Planul tehnic

PLATTER identifică trei zone care trebuie să fie luate în considerareatunci când sunt definite obiectivele sub aspectul infrastructurii tehnice:

  • Infrastructura IT trebuie să fie capabilă să facă faţă cu dimensiunea spaţiului de stocare, a nivelului de procesare şi transport necesare depozitului;

  • Infrastructura IT trebuie să fie capabilă să garanteze integritatea şi securitatea datelor stocate;

  • Infrastructura IT trebuie să fie capabilă să garanteze că anumite servicii rămân disponibile utilizatorilor

Planul de date

Descrie formatele de date şi metadate utilizate de către depozit, transformările care se fac la momentul asimilării şi accesului, precum şi strategia utilizată pentru monitorizarea gradului de răspuns pe care aceste formate de date îl oferă.

Pentru a descrie etapele de transformare prin care datele şi metadatele trec, PLATTER face uz de terminologia oferită de standardul OAIS, pe care l-am trecut în revistă într-un articol anterior (link către OAIS ):

  • SIP: Submision Information Package – Pachete Informaţionale de Intrare

  • AIP: Archival Information Package – Pachet informaţional de Arhivă

  • DIP: Dissemination Information Package – Pachet Informaţional pentru Diseminare

Pe scurt parcursul este următorul: SIP-urile propuse de furnizor sunt prelucrate ca AIP-uri, pe care mai apoi, la cererea utilizatorului, sunt reîmpachetate ca DIP-uri pentru acesta.

În primul rând trebuie specificat formatul obiectului digital pe care depozitul îl va accepta (SIP-ul). Este dat exemplu paginilor web în cazul unor arhive web, pentru care sunt stocate paginile aşa cum sunt adăugându-li-se headerele http drept sursă adiţională de metadate.

Este scoasă în evidenţă importanţa specificării formatului obiectelor digitale care vor fi acceptate. Este evident avantajul acestui pas important din perspectiva prelucrării şi gestionării formatelor mai ales în contextul prezervării. O atenţie trebuie acordată şi modalităţilor prin care trebuie asigurată corectitudinea SIP-urilor.

Un alt obiectiv al planului de date este specificarea surselor şi formatelor bibliografice şi a metadatelor descriptive în SIP-uri. Este dat exemplul metadatelor extrase care să conţină autorul/titlul/cuvintele cheie. Nevoie este şi de metadate de natură tehnică care să fie conţinute în SIP-uri cum ar fi sumele de control ale fişierelor după care, în funcţie de politicile de mentenanţă să se poată face verificarea integrităţii colecţiei depozitului. Aceste metadate tehnice descriu relaţia dintre obiectele digitale şi sursa de conţinut (dacă datele nu sunt nativ-digitale). Sunt date două instrumente care ar putea fi utilizate cu succes: JHOVE şi New Zealand Metadata Extractor iar mai multe instrumente pot fi examinate la http://www.loc.gov/standards/premis/tools.html.

Un alt aspect foarte important este specificarea formatelor de date şi conţinutul metadatelor pentru AIP-uri. Din nou se pune accentul pe faptul că aceste formate de date şi metadatele stabilite, trebuie să fie cuprinse în sfera responsabilităţilor depozitului legal pentru care acesta este angajat pe termen lung de a le respecta. Este tras un semnal de atenţie în ceea ce priveşte utilizarea formatelor proprietare.

O discuţie foarte interesantă este cea privind metadatele conţinute de AIP-uri (opţiunea iniţială pentru Dublin Core XML). În acest context este indicată păstrarea metadatelor din SIP-uri, care mai departe să fie elaborate. Astfel, concluzia ar fi că AIP-urile ar trebui să includă şi metadate privind:

  • măsurile de prezervare şi alte acţiuni asupra obiectelor digitale

  • specificarea drepturilor de natură administrativă şi legală a obiectului digital

  • alocarea unui identificator unic

Bineînţeles că trebuie să fie specificate şi formatele care să servească DIP-urilor pentru a veni cât mai eficient în întâmpinarea cerinţelor de informare ale comunităţii desemnate. Aceste cerinţe pot varia fosrte mult, fiind menţionate standardul OAI-PMH sau Dublin Core. Concluzia este că toate amănuntele trebuie cântărite astfel încât DIP-urile să reuşească să fie îndeajuns de maleabile cât să răspundă şi viitoarelor cerinţe şi tehnologii ale utilizatorilor.

Planul de continuitate

Activităţile de prezervare trebuie să aibe în vedere asigurarea existenţei colecţiilor depozitului digital. Un exemplu ar fi stabilirea unui acord cu o altă instituţie care să fie de acord care să se comporte drept succesor sau depozitul să se implice în parteneriate cu alte depozite similare. Totuşi, în practică astfel de acorduri detaliate de succesiune pot fi dificil de negociat sau întreţinut. Astfel, este vital pentru ca depozitele să întreţină legături puternice şi parteneriate cu alte instituţii similare, pe plan naţional şi din afară, care ar putea fi o soluţie în caz de necesitate.

Planul în caz de dezastre

Unul dintre scopurile planului de dezastru este acela de a reacţiona într-o manieră corespunzătoare la schimbările din mediu. Mediul în care un depozit digital evoluează poate fi descris pe scurt după următoarele puncte:

  1. Depozitul digital reacţioneză în timp util la modificările substanţiale de mediu

  •  
    • drept exemplu implementarea unei Strategii de Management şi Analiza Riscului

    • implementarea unor proceduri detaliate pentru a contracara dezastrele previzibile

Mediul în care depozitul operează poate fi clasificat după următoarele puncte:

Modificări economice radicale

„Depozitele digitale care beneficiază de câteva surse de venit, mai ales cele care funcţionează ca parte a unei organizaţii mai mari, vor fi vulnerabile la discontinuităţile financiare”. Este menţionat ca cel puţin depozitele mari să aibe strategii care să privească tocmai eventualitatea acestor neajunsuri.

Modificări politice radicale

Se referă la răsturnările de natură politică a regimurilor de conducere, care ar putea avea consecinţe nefaste asupra depozitelor digitale.

Pierderea scopului/mandatului

Este foarte adevărat că un depozit digital nu trebuie să fie o componenetă pasivă a instituţiei care-l găzduieşte, ci trebuie să demonstreze continuu şi activ valoarea şi serviciile pe care le face comunităţii deservite. Acest lucru trebuie făcut ca în momentul în care instituţiile se văd forţate să facă reduceri bugetare şi privind la activităţile de natură pasivă care să poată fi restrânse, depozitele digitale să nu se numere printre acestea.

Modificări tehnologice radicale

Depozitele trebuie permanent să fie în pas cu schimbările de natură tehnologică şi astfel, să fie capabile să se adapteze acestora.

Modificări radicale de mediu

Pierderea utilizatorilor şi/sau apariţia competiţiei

Orice depozit digital prin natura necesităţilor diverse de informare a oamenilor, suferă concurenţă. Este dat exemplul unui anumit tip de concurenţă exercitat atunci când un Minister al Culturii (care exercită control asupra bibliotecilor publice) şi Ministerul Educaţiei (care exercită control asupra bibliotecilor conectate la unităţile de educaţie), intră într-un angrenaj concurenţial fiecare având aspiraţia de a dezvolta un depozit digital.

Un alt aspect este faptul că un depozit îşi poate pierde audienţa şi pentru faptul că a pierdut încrederea acest lucru fiind manifestat prin îngrijorarea utilizatorilor cât şi al contribuitorilor privind modul în care sunt utilizate datele şi cum funcţionează serviciile la un moment dat. Fie că astfel de judecăţi sunt adevărate sau nu, depozitul trebuie să aibe o strategie de comunicare clară pentru a le trata.

Pierderea personalului cheie educat

Aici este un punct nevralgic căruia trebuie să-i fie acordată o atenţie deosebită. Orice alunecarenegativă care conduce către pierderea de personal instruit conduce la pierderea din statutul de încredere al depozitului. Pierdere de personal mai are un alt efect nedorit: posibilitatea expunerii anumitor informaţii confidenţiale. Este de dorit în cazul pierderii de personal calificat ca serviciile pe care acestea le întreţineau să fie temporar suspendate decât să funcţioneze fără garanţia corectitudinii şi siguranţei. Totuşi, ambele opţiuni conduc la ştirbirea din statutul de încredere.

Încălcarea securităţii

Planul de prezervare

Chiar dacă este de dorit elaborarea sau mai bine spus planificare paşilor care ar trebui urmaţi în prezervarea resurselor digitale, este recunoscută dificultatea ca ţintele unui astfel de plan să poată fi încadrate în unităţi cuantificabile şi măsurabile. Unul din obiectivele naturale ale depozitelor digitale este prezervarea a uneia sau a mai multor varietăţi de conţinut din mai multe surse.

Un lucru pe care prezervare trebuie să-l garanteze este interoperabilitatea cu viitorul. În acest context sunt menţionate două dintre obiectivele care ar trebui atinse:

  • depozitul ar trebui să fie în permanent contact cu hardware-ul nou care apare, cu software-ul şi tehnologiile de stocare;

  • depozitul trebuie să menţină înţelegerea tuturor formatelor şi standardelor structurale (codarea fişierelor)