Recomandari ale specialistilor Z SPOT MEDIA privind conditiile optime de lucru in cadrul procesului de digitizare carte pentru asigurarea unei functionari eficiente si de lunga durata a echipamentelor :
1. Cartile si documentele vechi, de patrimoniu, vor fi pastrate in incinte (arhive) special create ce indeplinesc conditiile tehnice pentru arhivarea in bune conditii a acestora, conditii stabilite conform legistatiei in vigoare in domeniul arhivarii documentelor;
2. Toate spatiile de depozitare trebuie mentinute securizate si sa existe norme clare in ceea ce priveste accesul in aceste zone. Trebuie luate masuri specifice de securitate pentru documentele rare/valoroase (camere blindate, seifuri, etc.).
3. Digitizarea documentelor va fi planificata dinainte astfel incat durata de transport, manipulare si digitizare a acestora sa fie minima in vederea conservarii acestor documente pe o perioada cat mai lunga.
4. Transportul documentelor vechi de la arhiva de pastrare la locatia de digitizare se va face de catre personal instruit in respectarea normelor de protectie a documentelor in modul de ambalare, aranjare si transport. Transportul documentelor se face in cutii speciale care protejeaza impotriva actiunii factorilor exteriori (lumina, factori climatici, actiuni mecanice transport)
5. Ziarele si revistele se vor transporta in mape special confectionate la formatul fiecarei publicatii;
6. Pentru minimalizarea efectului negativ asupra documentelor al procesului de digitizare precum si pentru asigurarea unei eficiente maxime a echipamentelor utilizate in cadrul acestui proces, se va asigura un mediu de lucru cu temperatura si umiditate controlata (aer conditionat). De asemenea se recomanda utilizarea de aparate de masura sau de control al ambientului, al luminii, al poluarii aerului, detectori pentru foc, apa sau efractie etc
7. In cadrul procesului de arhivare si digitizare se recomanda pastrarea in plan orizontal a cartilor de format mare si a colectiilor de ziare, iar ulterior legarea sau brosarea in scopul conservarii;
8. Documentele pregatite pentru digitizare nu trebuie depozitate decât in locuri special amenajate (etajere) in teancuri mici, pentru a evita deformarea acestora;
9. In tot timpul procesului de digitizare documentele vor fi manipulate cu atentie si grija pentru a evita orice deteriorare fizica si/sau mecanica
10. Manipularea cartilor vechi si a documentelor de patrimoniu (asezarea pe platanele scanerului, intoarcerea paginilor, etc) se va face numai de catre personal instruit purtand manusi de bumbac pentru a evita murdarirea, patarea. In acest fel este evitat si transferul de germeni patogeni pe documente, lucru ce poate duce la imbatranirea sau distrugerea documentului. Trebuie evitata folosirea cremelor de maini inaintea utilizarii documentelor.
11. Manipularea sticlei de presare a documentelor se va face tot cu ajutorul manusilor pentru a evita aparitia efectului de matuire (pierdere a transparentei) sticlei de scanare.
12. In cadrul procesului de digitizare se va respecata unghiul de deschidere al documentului pentru a nu se deteriora copertile sau cotorul; In nici un caz nu se va realiza fortarea legaturii cartilor in timpul procesului de digitizare
13. Sticlele de presare vor fi sterse cu carpe moi din bumbac astfel incat sa se evite zgarierea.
14. Pe toata durata procesului de transport, manipulare si digitizare se recomanda purtarea unui echipament de protectie. In cazul in care acest lucru nu este posibil, se recomanda utilizarea de echipament care sa nu impiedice, agate, pateze, deterioreze documentele in oricare din fazele procesului de digitizare.
15. In cazul realizarii digitizarii unor documente foarte vechi se recomanda utilizarea luminii de scanare numai pe durata scanarii - chiar si in cazul utilizarii luminii LED. In nici un caz documentele vechi nu se expun la lumina „calda” (neon, becuri, etc) ce poate duce la imbatranirea prematura a documentului. Lumina de scanare trebuie sa fie lumina rece fara radiatii UV si IR. Scannerele i2s Digibook Suprascan A1 II si A0 permit iluminarea LED DOAR pe durata scanarii paginii respective iar scannerele i2S CopiBook permit scanarea chiar la lumina ambientala
16. Este strict interzis fumatul si consumul bauturilor sau al produselor alimentare in incintele unde se va realiza digitizarea.
17. Echipamentele de digitizare trebuie incuiate in afara programului de lucru. Se recomanda ca toti angajatii sa semneze la intrarea si iesirea din biblioteca si sa poarte ecusoane.
Asteptam si parerile Dumneavoastra !
