Digitizarea documentelor medievale din Arhivele Nationale ale României” este un proiect finantat de Mecanismul Financiar  SEE 2009-2014 prin Programul PA16/RO12 ”Conservarea si revitalizarea patrimoniului cultural si natural”, contractul de finantare nr. PA16/RO12-LP-8.
Promotor de proiect: Universitatea din Bucuresti
Parteneri:
1. Arhivele Nationale ale României
2. Universitatea ”Babes-Bolyai” din Cluj-Napoca
3. Arhivele Nationale ale Norvegiei

 Programul PA16/RO12 ”Conservarea si revitalizarea patrimoniului cultural si natural” este gestionat de ”Unitatea de management al proiectului” din cadrul Ministerului Culturii, în calitate de Operator de Program.

Site proiect: http://arhivaistorica.ro

Proiectul este implementat de Universitatea din București, în parteneriat cu Arhivele Naționale ale României, Universitatea ”Babeș-Bolyai” din Cluj-Napoca și Arhivele Naționale ale Norvegiei pe o perioadă de 17 luni, din Decembrie 2014 până în 30 Aprilie 2016.

Universitatea din București are rolul de lider, datorită paternității ideii și conceptului proiectului. Asigură managementul tehnic și financiar al proiectului, precum și expertiza de specialitate în paleografie medievală latină (parțial) și germană (integral). Răspunde de majoritatea activităților de promovare a proiectului și gestionează, împreună cu Arhivele Naționale ale României, baza de date.

Arhivele Naționale ale României pun la dispoziția proiectului toate documentele anterioare anului 1600 și asigură gestionarea și mentenanța bazei de date. Specialiștii angrenați în proiect se ocupă de identificarea documentelor și oferă expertiza de specialitate în paleografie slavonă, chirilică, greacă și turcă. În laboratoarele Arhivelor Naționale se vor restaura circa 1.000 de documente deteriorate.

Universitatea ”Babeș-Bolyai” asigură expertiza de specialitate în paleografie medievală latină (parțial) și maghiară (integral) și promovează proiectul în mediul academic de specialitate, împreună cu ceilalți parteneri. Datorită ponderii documentelor din arhivele din Cluj-Napoca (circa 40% din proiect), coordonează echipa de implementare din Cluj-Napoca.

Arhivele Naționale ale Norvegiei, care au experiență în digitizarea arhivelor începând cu anul 2006, aduc know-how-ul necesar în conceperea proiectului și a bazei de date, precum și în alegerea tehnologiei. Verifică funcționarea bazei de date din perspectiva utilizatorului străin, mai puțin familiarizat cu istoria și arhivele românești. Totodată, au un rol important în asigurarea calității și transparenței proiectului.

Valoarea totală a proiectului este de 3.942.848,08 lei, din care 100% este valoare nerambursabilă. Grantul SEE acoperă 85% din proiect, adică 3.351.420,87 lei, iar finanțarea din bugetul național este în valoare de 591.427,21 lei.

Obiectivul general al proiectului constă în digitizarea tuturor documentelor medievale anterioare anului 1600 păstrate în Arhivele Naţionale ale României, indiferent de forma de păstrare (original sau copie) şi crearea unei baze de date accesibile online.

Obiectivele specifice sunt:

• Scanarea a circa 32.000 unități arhivistice din Arhivele Naţionale ale României, care se află în 32 de filiale; majoritatea se păstrează în Cluj (14.000), Sibiu (6.000), Brașov (4.500), București (2.000), Iași (1.500), Baia Mare (1.000) și Sf. Gheorghe (500).
• Inventarierea documentelor scanate, adică pregătirea meta-datelor pentru circa 36.000 documente aflate în cele 32.000 unități arhivistice (cantitatea diferă din cauză că unele unități arhivistice conțin mai multe documente). Din fiecare document se vor prelucra informații referitoare la dată, emitent, cota arhivistică, descriere (formă de păstrare, sigiliu, limbă), conținut (rezumat, indice de nume, indice de materii, eventualele ediții) și vor avea atașate imaginile documentelor și ale sigiliilor lor.
• Crearea unei baze de date cu cele 32.000 unități arhivistice, respectiv 36.000 documente, care va fi accesibilă online gratuit și va avea multiple căi de identificare a documentelor de către utilizator. Pentru șapte filiale de arhivă, care au cele mai mari cantități de documente, se va crea câte o pagină de internet dedicată, în cadrul căreia va exista și o secțiune dedicată unui muzeu virtual, pentru promovarea istoriei și identității comunităților locale.
• Restaurarea a circa 1.000 documente deteriorate, care trebuie restaurate înainte de scanare, în laboratoarele Arhivelor Naționale ale României.

Grupul țintă al proiectului este format din:

• mediul academic din România: cercetători, profesori, doctoranzi, masteranzi, studenți de la institutele de cercetare a istoriei și de la universitățile cu facultăți de istorie și arhivistică, precum și din asociațiile științifice și profesionale ale istoricilor.
• mediul academic din Ungaria și Germania, datorită ponderii documentelor transilvănene.
• mediul academic din Republica Moldova.
• cercetătorii istoriei locale, profesori din învățământul preuniversitar și pasionați de istoria locală sau regională.
• comunitățile locale, deoarece o mai bună cunoaștere a istoriei lor va contribui la definirea și întărirea identității locale.

Activitățile principale ale proiectului sunt:

• Managementul proiectului, detaliat în 20 de activități specifice, printre care management financiar și tehnic, evaluare, managementul riscului, audit, raportări intermediare și finale etc.
• Digitizarea documentelor, cu 14 activități specifice, ca identificarea documentelor, scanarea lor, fotografierea sigiliilor atârnate, inventarierea, crearea bazei de date, mentenanța ei și introducerea datelor în www.europeana.eu etc.
• Restaurarea documentelor deteriorate, cu 3 activități specifice.
• Diseminarea rezultatelor, cu 15 activități specifice, printre care crearea paginilor de internet, organizarea conferințelor de diseminare la București, Cluj-Napoca și Budapesta, conferințe de presă, difuzarea materialelor publicitare, redactarea unor articole în presă, articole în revistele de popularizare a istoriei, articole în revistele de specialitate din domeniul istoriei și arhivisticii etc.

Personalul angajat în proiect este format din echipa managerială, echipa de suport administrativ și echipa de execuție (arhiviști, experți paleografi și operatori scaner). Din totalul de 35 de persoane implicate în proiect, 20 sunt angajate part-time pe perioade cuprinse între 6 și 17 luni. Totodată, în proiect sunt angajați 15 tineri specialiști, cu program complet de muncă, pentru perioade cuprinse între 12 și 17 luni.

Rezultatele așteptate ale proiectului sunt:

• digitizarea a circa 32.000 unități arhivistice, care conţin 36.000 documente inventariate şi circa 250.000 de imagini cu documente şi sigilii.
• crearea unei baze de date accesibilă online gratuit.
• crearea a șapte pagini de internet dedicate arhivelor județene Cluj, Sibiu, Brașov, Iași, Covasna și Maramureș, precum și Arhivelor Naționale Istorice Centrale din București, în cadrul cărora va exista o secțiune cu muzeu virtual, pentru promovarea identității comunităților locale.
• restaurarea a circa 1.000 documente din secolele XIV-XVI, pe pergament sau hârtie.

Sursa informațiilor este site-ul proiectului arhivaistorica.ro și au fost preluate integral ăn iunie 2015.