Pentru a pregăti un studiu mai complex care va urma vă propun trecerea în revistă a Modelului Funcţional al OAIS - Open Archival Information System

OAIS este reprezentat mai jos având şase entităţi în legătură cu interfeţele corespunzătoare. Sunt indicate doar marile fluxuri informaţionale. Liniile care conectează entităţile identifică căi de comunicare prin care informaţia circulă bidirecţional

Ingest (Asimilare): Această entitate oferă serviciile şi funcţiile pentru a accepta SIP-uri (Submission Information Packages) de la Producători (sau care vin de la elementele interne de sub partea de Administraţie) şi să pregătească conţinutul pentru stocare şi management în cadrul arhivei. Funcţiile de Asimilare includ primirea SIP-urilor, verificarea calităţii SIP-urilor, generarea unui Archival Information Package (AIP) – Pachet Informaţional de Arhivă care să corespundă cu formatul de arhivare al bazei de date şi standardele documentare extrăgând Informaţiile Descriptive din AIP-uri pentru includerea în baza de date a arhivei, precum şi coordonarea actualizărilor pentru Spaţiul de Stocare al Arhivei şi pentru Managementul Datelor.

Archival Storage (Spaţiul de Stocare al Arhivei). Această entitate furnizează funcţiile şi serviciile pentru stocarea, întreţinerea şi regăsirea Pachetelor Informaţionale de Arhivă (PIA). Funcţiile acestuia sunt de a primi PIA-urile de la Asimilare şi adăugarea acestora pentru stocarea permanentă, gestionarea ierarhiei de stocare, reîmprospătarea mediilor de stoare, îndeplinirea operaţiunilor de rutină şi verificarea erorilor. Sunt oferite capacităţi de recuperare în caz de dezastre iar PIA-urile sunt date zonei de Acces pentru a îndeplini ordinele.

Data Management (Managementul datelor). Această entitate furnizează serviciile şi funcţiile pentru popularea, menţinerea şi accesul deopotrivă la Informaţiile Descriptive care fac identificarea şi colecţia arhivei, dar şi datele administrative folosite pentru a gestiona arhiva. Funcţiile Managementului Datelor includ administrarea funcşiilor de arhivare ale bazei de date (menţinerea schemei şi vizualizarea definiţiilor şi integritatea referenţială), îndeplineşte actualizarea bazei de date (încărcarea noilor informaţii descriptive sau date administrative de arhivare), îndeplinirea interogărilor asupra datelor de management pentru a genera seturi de rezultate şi producerea rapoartelor din aceste seturi de rezultate.

Administration (Administrare). Această entitate furnizează serviciile şi funcţiile pentru toate operaţiunile sistemului de arhivare. Funcţiile de administrare includ solicitarea şi negocierea acordurilor ce însoţesc propunerile Producătorilor, auditarea propunerilor pentru a se asigura că ăntrunesc standardele arhivei şi menţinerea configuraţiei gestionării sistemelor hardware şi software. Oferă, de asemnea şi funcţionalităţi privind ingineria sistemelor pentru monitorizarea şi îmbunătăţirea operaţiilor arhivei, prentru a inventaria, raporta şi migra/actualiza conţinutul arhivei. Este responsabil şi pentru stabilirea şi menţinerea standardelor şi politicilor arhivei, furnizează asistenţă pentru clienţi şi activează cererile stocate.

Preservation Planning (Planificarea Prezervării). Această entitate furnizează funcţiile şi serviciile pentru monitorizarea mediului OAIS şi oferă recomandări pentru a asigura că informaţiile stocate în OAIS rămân accesibile Comunităţii de Utilizatori Desemnate pe termen lung chiar dacă mediul computaţional original devine depăşit. Funcţiile de Planificare a Prezervării includ evaluarea conţinutului arhivei şi recomandarea periodică a unor actualizări a informaţiei de arhivă pentru a migra fondul curent al arhivei, dezvoltarea recomandărilor pentru standardele şi politicile de arhivă, precum şi monitorizarea schimbărilor din mediul tehnologic şi a cerinţelor pentru servicii a Comunităţii de Utilizatori Desemnate şi a Bazei de Cunoaştere. Planificarea Prezervării proiectează şi şabloanele pentru IP-uri (Information Packages – Pachete Informaţionale) şi oferă asistenţă la elaborarea şabloanelor folosite de SIP-uri şi AIP-uri în cazul unor cereri specifice. Prezervarea Planificării dezvoltă, de asemnea planuri amănunţite pentru Migrare, prototipuri software şi planuri de testare pentru a permite implementarea obiectivelor de migrare ale Administrării.

Access (Acces). Această entitate oferă funcţiile şi serviciile care sprijină Consumatorii pentru determinarea dacă informaţia stocată în OAIS există, există descrieri, localizarea şi disponibilitatea permiţînd Consumatorilor să ceară şi să primească produse de informare. Funcţiile de Acces includ comunicarea cu Consumatorii pentru a primi cereri, pentru a aplica controalele de limitare a accesului la informaţie special protejată, coordonarea, coordonarea şi execuţia cererilor pentru introducerea cu success, generarea răspunsurilor (DIP-uri Dissemination Information Packages, seturi de rezultate, rapoarte) şi furnizarea răspunsurilor către Consumatori.