„Un depozit este «De Încredere» dacă demonstrează capacitatea de a îndeplini funcţiile sale specifice şi dacă acele funcţii specificate satisfac un set agreat de criterii minime pe care toate Depozitele de Încredere se presupune că le cer. Necesitatea ca această conformnitate să poată fi demonstrabilă este vitală, rezultând faptul că obţinerea Încrederii se presupune că este sinonimă în cea mai mare măsură cu procesele de audit şi certificare.”

Un cadru acceptat al cerinţelor de bază pentru toate depozitele de încredere a fost stabilit de Center for Research Libraries (CRL), Digital Curation Centre (DCC), DigitalPreservationEurope (DPE) şi Reţeaua Germană de Experţi în pezervarea digitală pe termen lung (nestor) în Ianuarie 2007. Astfel, un depozit se:

1. Angajează în menţinerea continuă a obiectelor digitale pentru comunitatea/comunităţile identificate

2. Demonstrează pregătirea organizatorică (incluzând finanţele, structura personalului şi a proceselor) pentru împlinirea angajamentelor

3. Achiziţionează şi menţine drepturile contractuale şi legale necesare şi îndeplineşte responsabilităţile

4. Are un cadru de politici eficient şi efectiv.

5. Achiziţionează şi asimilează obiecte digitale pe baza unor criterii anunţate care corespund angajamentelor şi capabilităţilor sale.

6. Menţine/asigură integritatea, autenticitatea şi utilizarea obiectelor digitale pe care le stocheză în timp

7. Creează şi menţine metadate necesare privind acţiunile asupra obiectelor digitale în timpul prezervării precum şi pe cele privitoare la contextele proceselor relevante pentru producerea, susţinerea accesului şi al utilizării care se desfăşoară înainte de momentul prezervării.

8. Îndeplineşte cerinţele necesare pentru diseminare

9. Are un program strategic pentru planificarea şi acţiunea în direcţia prezervării

10. Are o infrastructură tehnică adecvată pentru păstrare continuă şi securizare a obiectelor sale digitale¹

Revenind la DRAMBORA putem spune că ceea ce face este să pună la dispoziţie un instrument de auditare pentru depozitele digitale elaborat în comun de Digital Curation Centre (DCC) şi DigitalPreservatioEurope (DPE). Administratorilor depozitelor digitale li se pune la îndemână instrumentele pentru a putea face o evaluare a capacităţilor, de a-şi identifica slăbiciunile dar şi punctele tari.

Dezvoltarea instrumentului de auditare a urmat unei perioade de auditări pilot întreprinsă de DCC în cooperare cu diverse instituţii pornind de la biblioteci naţionale, centre de date ştiinţifice şi culturale şi arhive de date ce reflectă patrimoniul cultural.

Locul central îl ocupă obiectul digital în contextul auditării bazate pe evaluarea riscurilor. Documentul de bază al auditării oferă şi caracterizarea procesului de prelucrare a datelor (data curation): un proces de transformare a incertitudinilor din incontrolabile în controlabile într-un cadru de riscuri gestionabile şi clasificabile în funcţie de activităţile unui depozit, de resurse şi contextul reglementărilor.

Documentul de bază – Metoda de Auditare a Depozitelor Digitale este constituit din şapte componente: trei părţi principale şi patru anexe. Partea I este o introducere la conceptele depozitelor şi raţiunea pe care se bazează abordările auditării bazate pe analiza riscurilor. Partea a II-a înfăţişează procesele de auditare şi cele şase etape de auditare. Partea a III-a indică liniile de dezvoltare pe mai departe a instrumentului. Anexa I indică cum lucrează diferite tipuri de depozite digitale în contextul diferitelor medii şi procese necesare utilizării lor. Anexa a II-a oferă câteva şabloane necesare auto-auditării. Anexa a III-a introduce administratorii depozitelor în gândirea şi calcularea riscurilor. Anexa a IV-a este un exemplu de raportare utilă.

În primul rând se face o distincţie clară între depozitele digitale care au un mandat clar de a prelua, prelucra, stoca, disemina şi prezerva conţinutul digital, ele însele fiind instituţii cu această misiune şi depozitele instituţionale care activează în cadrul unei alte instituţii ce are scopuri diferite. Această categorisire devine foarte importantă în contextul managementului şi analizei riscului iar cele din urmă chiar pot transfera o parte din riscuri instituţiilor care le patronează.

Astfel, pentru a veni în întâmpinarea acestor situaţii diferite, kitul de auto-auditare a definit opt clase funcţionale.

„Conceptul de risc este deseori interpretat în termenul ameninţărilor, hazardului, pierderilor şi ale altor situaţii cu impact negativ. În contextul organizaţional general este mult mai bine să consideri riscul ca o expunere la consecinţele neprevăzutului sau ca potenţiale deviaţii de la ce este planificat sau este aşteptat.”

Managementul riscului chiar este prezentat precum un ciclu care constă din parcurgerea unor etape individuale, care pot fi ordonate ierarhic.

Orice analiză a riscurilor va include aceste etape:

• identificarea contextului în care riscurile trebuie gestionate;

• identificarea riscurilor;

• evaluarea şi cumpănirea riscurilor;

• definirea măsurilor dedicate managementului riscurilor.

În zilele noastre prezervarea digitală este definită adeseori ca fiind un exerciţiu de management al riscurilor al cărui ţintă este convertirea incertitudinii privind menţinerea uşurinţei de utilizare pentru obiectele digitale autentice în riscuri cuantificabile. Scopul unui depozit digital este de a face totul pentru a balansa riscurile care împiedică abilitatea de a furniza acces la informaţia digitală autentică.

Nu este lipsit de importanţă de a vedea evolutiv cum s-a ajuns la Drambora. Astfel, este menţionat faptul că DRAMBORA are cătreva instrumente care au fost dezvoltate anterior şi care i-au stat la bază prin studiul şi expertiza pe care acestea le-au adus.

Iniţial au fost eforturile celor de la RLG – Research Libraries Group, NARA – National Archives and Record Administration şi nestor. Diferenţa este că acest document s-a concentrat pe stabilirea listelor de control pentru a documenta principalele criterii care ar trebui să fie identificabile în cadrul unui depozit de încredere încununat de succes. Activităţile desfăşurate de NARA (echipa dedicată depozitelor digitale şi pentru certificare) şi RLG, cunoscute mai bine specialiştilor sub denumirea de TRAC, au condus la elaborarea unor metode de evaluare a depozitelor digitale. Lucrul la acestea a mai fost sprijinit şi de Fundaţia Andrew W. Mellon în cadrul unui proiect cundus de CRL – Center for Research Libraries privind certificarea depozitelor digitale. Digital Curation Centre şi-a elaborat propriile-i abordări de auditare iniţial în conexiune cu CRL.

DRAMBORA are la bază o serie de studii de audit pilot întreprinse între Aprilie 2006 şi Ianuarie 2007 pe un set de 5 depozite digitale, cu scopul de a determina o metodă optimă pentru evaluarea depozitelor pentru prezervare, dar şi pentru a testa metodele dezvoltate de RLG-NARA şi nestor. Depozitele digitale care şi-au dat acordul de a participa în procesul de auditare au fost:

• British Atmospheric Data Centre al Council for the Central Laboratory of the Research Councils;

• Beazley Archive de la Universitatea Oxford;

• National Digital Archive of Datasets;

• National Digital Heritage Archive – New Zeeland;

• Florida Digital Archive de la Florida Centre for Library Automation.

Concluzia a fost că în forma lor curentă, acestor instrumente (n.n. modelele de auditare dezvoltate anterior şi care au fost folosite direct pentru auditările întreprinse de DCC) nu le sunt ataşate metrici pentru determinarea efectivităţii şi al gradului de conformitate organizaţională, iar ca rezultat rămâne dificilă conceperea unor instrumente de bază pentru a compara şi evalua depozitele care prezintă heterogenitate în termenii dimensiunii, scopului sau al dimensiunii. Un rezultat esenţial este consensul realizat la nivel internaţional privind metodologia şi criteriile pentru auditarea depozitelor digitale. În loc să reprezinte o alternativă directă (şi astfel competitivă) a mijloacelor pentru evaluarea depozitelor, activităţile desfăşurate de DCC/DPE, au ca ţintă furnizarea unei abordări complementare care poate fi utilizată în asociere cu eforturile depuse de TRAC şi nestor.

DRAMBORA se doreşte a fi un instrument care să încurajeze evaluarea potenţialelor riscuri care conduc la cele mai adânci implicaţii referitor la continuitatea funcţionării organizaţiei. O altă concluzie clară este aceea că DRAMBORA nu se contituie ca o baterie de teste pe care orice tip de depozit digital trebuie să o treacă, ci fiecare dintre depozite trebuie să-ţi constituie o metrică proprie. De asemenea, acest kit doar sugerează problemele care sunt relevante pentru o anume organizaţie care-şi face auditarea. Acest kit doar asistă auditorul în dezvoltarea unei suite de răspunsuri complete şi pentru a dezvolta o perspectivă organizaţională bogată. Este menţionat faptul că indiferent de faptul că auto-auditarea se poate face şi offline, este recomandabilă folosirea instrumentului online de la: http://www.repositoryaudit.eu .

Scopul primar al acestui intrument este acela de a fi utilizat în procesul de auditare internă a unui depozit digital.

La momentul încheierii cu succes a exerciţiului de auto-auditare, organizaţiile vor avea:

• bine stabilită o completă cunoştere de sine şi a misiunii lor, ţintele şi obiectivele şi activităţile şi resursele intrinsece acestora;

• construit un catalog detaliat al riscurilor pertinente, categorisite după tipul acestora şi al relaţiilor care se stabilesc între diferitele riscuri şi vor avea descrise pe deplin riscurile individuale în termenii asumării, probabilităţii şi al potenţialului impact pe care-l pot avea fiecare;

• creată o înţelegere la nivel intern al succeselor şi al neajunsurilor organizaţiei, permiţându-i-se să aloce sau să redirecteze eficient resursele pentru a răspunde celor mai presante probleme;

• organizaţia pregătită pentru un audit extern succesiv, fie că acel audit se va baza pe TRAC, nestor sau viitoarele criterii de evaluare pentru auditarea depozitelor digitale CCSDS.

Un lucru esenţial pentru desfăşurarea produrilor şi a rezultatelor auditării, îl constituie alegerea cu multă atenţie a individului sau indivizilor care fac auditarea. Un alt punct foarte important este acela pe care-l reprezintă necesitatea clară ca auditorului sau auditorilor să le fie puse la dispoziţie toate informaţiile necesare.

Bineînţeles că trebuie ca auditorul să se încadreze unui profil corespunzător, care în DRAMBORA este contras din ISO 19011: Indicaţii pentru auditarea calitativă şi/sau al sistemelor de management al mediului:

• standarde morale înalte,

• cu o perspectivă deschisă,

• diplomat,

• abilităţi de observator,

• versabilitate,

• tenacitate,

• hotărâre,

• încredere în sine.

Un alt punct pe care se pune accentul este necesitatea ca auditorul să aibe o poziţie centrală în cadrul organizaţiei, să fie el însuşi un factor de decizie în asociere cu cât mai multe aspecte ale modului în care se desfăşoară modelul de business al depozitului.

Un pasaj important al textului spune că singura metodă serioasă de evitare a riscurilor şi de aplicare a corectivelor este aceea a acordării unei atenţii deosebite documentaţiei formale. Aceasta, de fapt stă la baza deciziilor şi evitării sau intervenţiei în cazurile speciale care apar de-a lungul funcţionării depozitului digital. Chiar sunt puse în evidenţă aceste documente pentru a da o dimensiune cât mai completă asupra bazei de pornire. DRAMBORA împarte aceste surse în două categorii din care derivă toate: mandatul organizaţional şi declararea misiunii. Le vom enumera după cum urmează:

• acorduri de depozitare;

• fişele posturilor;

• organigrama şi curriculum vitae al tuturor angajaţilor;

• planurile de business;

• rapoartele financiare anuale;

• documentele politicilor şi manualele de procedură;

• documentarea fluxului intern;

• planurile arhitecturii tehnice;

• rapoartele de întreţinere şi

• rezultatele publicate ale altor audituri.

Această listă are la bază un articol foarte interesant publicat de Seamus Ross şi Andrew McHugh în D-Lib Magazine în 2006 intitulat Rolul dovezilor în Stabilirea Depozitelor de Încredere¹. Ca o paranteză utilă studiului nostru trebuie spus faptul că cei doi autori în contextul studierii şi conceperii unor instrumente de auditare şi certificare pentru depozitele digitale din Marea Britanie, au realizat că documentul de la care au pornit (TRAC de la RLG-NARA) se concentra pe determinarea caracteristicilor unui depozit de încredere, dar nu şi pe atributele demonstrabile şi calităţile măsurabile ale acestora. În acest articol se afirmă faptul că orice instrument care omite descrierea evidenţei care-şi aduce aportul la procesul de auditare, este incomplet. Dacă o listă de verificarea pentru auditare are aspiraţia aplicabilităţii practice, criteriile sale nu numai că trebuie să detalieze standardele cerute şi cele aşteptate, ci, de asemenea şi mijloacele prin care atingerea acestora poate fi demonstrată şi evaluată [...] Cu toate că punctul iniţial de pornire este dovada în sine; acceptăm faptul că formatul de rigoare este lista, propunem ca în oricare moment cerinţele privind dovezile trebuie să fie detaliate în paralel cu, criteriile de certificare. Dovezile sunt clasificate, mai departe pe trei categorii:

• evidenţă documentară;

• observarea rezultatelor practicii şi

• dovezi testimoniale.

Astfel, la categoria evidenţei documentare se regăseşte documentaţia formală menţinată mai sus în corpul DRAMBOREI descrise punctual fiecare.

Principiile de evaluare a riscurilor

Atunci când evaluezi riscurile, trebuie să cuantifici probabilitatea şi impactul pe care acestea le au. Probabilitatea constă în posibilitatea ca acel risc să apară. Instrumentul de autoevaluare ia în considerare probabilitatea riscurilor după următoarea scară:

Impactul potenţial al riscurilor se clasifică după următoarea scară:

Completa descriere a riscurilor de care se foloseşte instrumentul de autoauditare este după cum urmează iar auditorii sunt constrânşi la acestea şi pot alege să utilizeze un set mai extins de atribute pentru a caracteriza riscurile în propriul registru al riscurilor:

Relaţiile care se stabilesc între riscuri pot fi caracterizate ca una sau mai multe dintre următoarele: