În contextul digitizării în masă, bibliotecile au întâmpinat dificultăţi în cazul conţinutului cultural care continuă să fie protejat, iar titularii de drepturi nu se cunosc. Digitizarea conţinutului aflat în domeniul public a fost epuizat de către bibliotecile care au început să demareze proiecte de digitizare a operelor protejate. S-a evidenţiat o categorie aparte, aşa-numitele „opere orfane”.
Conceptul de „operă orfană” a fost introdus pentru a desemna operele pentru care, din motive circumstanţiale, lipsesc datele bibliografice cele mai importante şi nu se pot determina sau contacta deţinătorii de drepturi. Sunt opere care nu au fost „semnate” de către autorul lor intelectual.
Orice utilizare sau exploatare a unei opere orfane presupune un risc juridic, rezultând un „îngheţ” al operei, care devine un element mort şi inert al patrimoniului cultural. La acestea se adaugă alte riscuri legate de prezervarea operei, învechirea sau obsolescenţa suportului sau formatului de fixare, în detrimentul autorului/autorilor operei şi publicului care este privat de o anumită parte a patrimoniului cultural.
Definirea unei opere orfane este problematică datorită incapacităţii unui potenţial utilizator de a identifica şi localiza posesorul drepturilor unei lucrări, dar şi situaţiei în care acesta este localizat, dar permisiunea de a reutiliza opera nu se poate realiza din diferite motive.
Apariția operelor orfane se datorează unor cauze multiple, de la cele legislative pana la cauzele de natură structurală, care se referă şi la extinderea limitelor de protecţie pentru orice operă de creaţie care este fixată şi indiferent de orice intenţie din partea autorului de a-şi proteja opera.
Durata de conservare legală a arhivelor autorilor şi editorilor nu acoperă complet perioada drepturilor de autor, care este de regulă 70 de ani de la moartea autorului. Multe ţări au suferit pierderi ireparabile în timpul celor două războaie mondiale, inclusiv la nivel de documente, şi de cele mai multe ori nicio urmă a acestora nu mai poate fi detectată. Alte cauze generatoare de opere orfane au fost incendiile, distrugerile voluntare sau accidentale ale arhivelor.
De-a lungul timpului, un număr considerabil de lucrări s-au înstrăinat de autori, care de asemenea nu mai sunt în viaţă. Din această categorie fac parte fotografiile din expediţiile ştiinţifice sau imaginile istorice, înregistrările muzicale, povestirile mai puţin cunoscute şi care nu au fost divulgate sau au intrat în colecţii private. Aceste cauze de natură externă sunt considerate drept sursă de apariţie a operelor orfane.
Precizarea corectă a numărului real de opere orfane care se află în colecţiile bibliotecilor este imposibilă.
Se estimează un număr de 3 milioane de opere orfane, adică un procent de 13% din numărul total de lucrări aflate sub protecţie în bibliotecile europene. Arhivele de filme din toată Europa numără în jur de 125.000 de filme deja identificate ca fiind orfane.
În Marea Britanie, aproximativ 95% din ziarele de dinainte de 1920 sunt considerate orfane şi 90% din colecţiile de fotografii existente în muzeele britanice sunt încadrate în această categorie.
Implementarea unui mecanism de identificare a titularilor de drepturi pentru documentele digitizate sau concepute şi exploatate sub formă digitală este esenţială în cazul proiectelor de valorificare a colecţiilor din biblioteci.
Titularii de drepturi susţin faptul că orice iniţiativă legată de operele orfane trebuie să fie bazată pe o acţiune de cercetare în ţara de publicare şi pe recunoaşterea mutuală a soluţiilor existente în fiecare ţară. Această acţiune de cercetare a fost recunoscută drept „căutare diligentă”.
Țările care au proiecte de digitizare în masă – Franța, Germania, Marea Britanie, Danemarca – susțin faptul că întreg procesul de căutare diligentă este un mare consumator de timp și resurse umane, în fapt nu se termină niciodată. Chiar dacă directiva și legislațiile naționale prevăd aceste surse de căutare, de cele mai multe ori informațiile pertinente lipsesc sau organismele de gestiune colectivă nu au date care să se potrivească cu solicitările.
Indiferent de documentul care face obiectul unei căutări diligente, este important ca fiecare instituție să întocmească documentația prin care justifică sursele consultate, interne sau externe, precum și rezultatul acestor căutări. Aceste dovezi sunt inaintate catre ORDA si constituie dovada cautarii diligente depuse de o institutie in clarificarea statutului unei opere.
Pe lângă Directiva 2012/28/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 25 octombrie 2012 privind anumite utilizări permise ale operelor orfane (in atasament), o altă soluție agreată la nivel internaționale este cea a licențelor colective extinse, care se bazează pe un transfer voluntar de drepturi de la titulari către organismele de gestiune colectivă şi o extindere legală a registrului societăţilor către titularii care nu sunt membri.
Directiva 2012/28/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 25 octombrie 2012 privind anumite utilizări permise ale operelor orfane a fost transpusă prin legea Legea Nr. 210 din 21 iulie 2015 pentru completarea Legii nr. 8/1996 privind dreptul de autor şi drepturile conexe, care prevede la:
Art. 112^3
(1) Utilizarea operelor sau fonogramelor orfane de către biblioteci, instituţii de învăţământ şi muzee accesibile publicului, precum şi de către arhive, de către instituţii ale patrimoniului cinematografic sau fonografic şi de către organismele publice de radiodifuziune şi de televiziune, pentru a realiza obiective legate de misiunile lor de interes public, se poate realiza prin:
a) punere la dispoziţia publicului, în sensul art. 15;
b) reproducere, în sensul art. 14, în vederea digitizării, punerii la dispoziţie, indexării, catalogării, conservării sau restaurării.
Aceste excepții au fost solicitate de către Biblioteca Națională a României prin adrese către ORDA, în perioada de transpunere la nivel național.
În luna martie 2016, ORDA a publicat în: Monitorul Oficial nr. 226 din 28 martie 2016, Decizia cu nr. 21/2016 din 11 martie 2016 privind lista surselor corespunzătoare pentru fiecare categorie de opere sau de fonograme în scopul stabilirii statutului de operă sau fonogramă orfană. Aceste surse au fost stabilite după consultări cu edituri, biblioteci, organisme de gestiune colectivă.