De curând mi-a fost adus spre consultare un raport foarte interesant privind situaţia prezervării digitale şi garantarea accesului peren la colecţiile digitale. Raportul, chiar dacă este unul intermediar, ce va fi încheiat spre finalul anului, are câteva puncte foarte interesante în abordare. Consider că putem învăţa foarte multe din această experienţă olandeză ca pe viitor să putem extrage doar ceea ce ne este necesar.

În anul 2007 a fost înfiiţată Coaliţia pentru Prezervare Digitală a Olandei (NCDD – Netherlands Coalition for Digital Preservation) din necesitatea de a asigura prezervarea informaţiilor digitale pentru că „informaţiile digitale necesită un tratament special care nu poate fi oferit chiar oriunde; unde astfel de tratament nu este disponibil, înregistrări importante pot să fie pierdute pentru totdeauna”.

• NCDD este o iniţiativă colaborativă inter-sectorială pe principiul bottom-up în care participă 11 organizaţii naţionale având responsabilităţi în ceea ce priveşte păstrarea informaţiilor cu scopul de a asigura accesul permanent. Componenţa NCDD:
• Centrul de date 3TU (un proiect al universităţilor cu profil tehnic din Delft, Eindhoven, Twente)
• Arhivarea Datelor şi a Serviciilor de Reţea (DANS) – arhiva naţională digitală pentru date de cercetare în domeniul umanioarelor şi al ştiinţelor sociale;
• Koninklijke Bibliotheek – Biblioteca Naţională a Olandei (KB);
• Ministerul de Interne şi al Relaţiilor cu Regatul (BZK);
• Nationaal Archief – Arhivele Naţionale ale Olandei (NA);
• Institutul olandez pentru imagine şi sunet (NIBG);
• Organizaţia olandeză pentru cercetare ştiinţifică (NWO);
• Academia olandeză regală de arte şi ştiinţe (KNAW);
• Fundaţia SURF (inovare în educaţia superioară şi cercetare);
• Patrimoniul cultural digital al Olandei (DEN) – un organism consultativ pentru TIC aplicat în sectorul patrimoniului cultural cu rol de membru asociat;
• Direcţia de statistică a Olandei (CBS) cu rol de membru asociat;

Misiunea acestei coaliţii este aceea de a stabili într-un interval de cinci ani o infrastructură tehnică şi organizatorică dedicată accesului permanent la informaţia digitală în Olanda.

Pentru a fi stabilită o strategie, NCDD a întreprins o cercetare (1 ian-1 iul 2009), care a fost finanţată de Ministerul Educaţiei, Culturii şi Ştiinţei. Ceea ce este interesant este felul cum au acoperit domeniile de interes:

• comunicarea ştiinţifică;
• guvernare şi arhive;
• cultură şi patrimoniu.

Întrebările la care cercetarea a dorit să dea un răspuns sunt şi ele demne de menţionat:

• Pot fi identificate instituţiile sau domeniile care au gestionat cu succes prezervarea digitală şi accesul permanent?
• Care categorii de date sunt în pericol?
• Cum poate fi gestionat riscul?

Studiul mai introduce un concept care merită urmărit în ceea ce priveşte managementul informaţiei digitale şi anume cel de ciclu de viaţă a informaţiei (denumit generic în studiu cradle-to-grave). În acest sens, vezi şi articolele de pe site privind DRAMBORA, TRAC, nestor, care introduc specialistul în conceptele managemenului digital şi al tratării datelor.

Interesant este de văzut şi descrierea instituţiilor şi structurilor care deja au rolul de a oferi servicii şi infrastructuri de conservare precum e-Depot de la KB sau JustID – o arhivă digitală pentru servicii judiciare ori Arhivele oraşului Rotterdam, care au adoptat soluţia dezvoltată de Arhivele Naţionale.

Un aspect foarte interesant pentru noi este prezentat la secţiunea dedicată creării structurilor necesare efortului de arhivare pe termen lung (secţiunea 4.4). Voi reproduce integral paragraful dedicat problemelor din sectorul guvernamental pentru a vedea cât de serioase au ajuns să fie lucrurile şi cum sunt ele abordate în Olanda:
„Din 1988, managementul înregistrărilor digitale guvernamentale au fost obiectul de studiu al unui număr de agenţii de supraveghere iar verdictul acestora a fost constant unul devastator: guvernul este neglijent în ceea ce priveşte managementul înregistrărilor şi doar câteva dintre agenţii ştiu ce se întâmplă în propriile birouri. Chiar a fost utilizat şi termenul «demenţă» deopotrivă pentru agenţiile guvernamentale la nivel naţional şi autorităţile locale şi regionale. Interviurile din acest studiu confirmă faptul că puţine lucruri s-au schimbat din 1988. Deopotrivă agenţiile la nivel naţional cât şi cele la nivel local văd managementul datelor ca un aspect secundar al funcţiei lor privit doar pentru a servi istoricilor.

Guvernul a lansat de curând campania „Informaţia în ordine” pentru a îmbunătăţi situaţia. Dacă acest program are efectul scontat sau nu încă nu este clar; Curtea de Audit a Olandei («Algemene Rekenkamer») lucrează la prima evaluare, care va fi publicată până la sfârşitul anului.”

Pe partea de prezervare a patrimoniului cultural studiul indică mai mult o preocupare centrală pe colecţiile fizice ale căror reprezentări digitale de cele mai multe ori se regăsesc sub forma unor metadate sau a unor copii digitizate cu scope de promovare online. Ceea ce găsesc tulburător şi adevărat este că „acolo unde apare digitizarea reală (substituirea materialului fizic), aceasta absoarbe resursele disponibile în aşa măsură încât planificarea dincolo de faza digitizării este, pentru moment, o punte prea îndepărtată.”
De asemenea, este menţionat faptul că problemele ce ţin de prezervarea digitală sunt prea puţin cunoscute iar organizaţiile mai mici sau de dimensiune medie care au conştientizat riscurile la care se expun colecţiile digitale, cer ajutorul în ceea ce priveşte garantarea conservării la Biblioteca Naţională a Olandei, Arhiva naşională a Olandei sau la Institutul olandez pentru imagine şi sunet. Un alt punct atins aici este cel al prezervării conţinutului web existent, instituţia care acest rol fiind Biblioteca Naţională. Dar aici sunt probleme pentru că serviciile orientate în această direcţie nu pot acoperi aspectul interconectat şi interconectabile ale diferitelor platforme web 2.0, acestea perpetuând ca „un teritoriu necunoscut” în contextul accesului permanent.

În ceea ce priveşte comunicarea ştiinţifică este menţionat faptul că există o distincţie clară între publicaţii şi datele rezultate din activităţile de cercetare. Publicaţiile ştiinţifice în mare parte urmează tiparele erei analogice.
Într-adevăr, este recunoscut faptul că „datele brute de cercetare sau procesate, pe de altă parte constituie o nouă categorie caracteristică erei digitale iar magnitudinea fluxurilor de date şi varietatea tipurilor de date uluiesc gândirea.”

Documentul chiar prezintă şi o listă de impedimente în calea accesului de durată lungă la obiectele digitale:
1. Lipsa cunoştinţelor
2. Lipsa cunoaşterii şi a expertizei orivind prezervarea digitală. La acest punct este specificat faptul că expertiza şi cunoaşterea în Olanda se concentrează în patru instituţii mari (KB, NA, DANS şi NBIG) iar răspunsul acestora la aceste necesităţi sunt siteuri cu informaţii care din cauza priorităţii scăzute nu au informaţii actualizate la zi. O altă observaţie utilă este aceea că atelierele de lucru şi conferinţele sunt organizate dar nu într-o manieră sistematică.
3 .Management neadecvat al informaţiei de-a lungul ciclului de viaţă
4. Lipsa finanţării structurale. Acest lucru se întâmplă contrar necesităţilor eforturilor de conservare pe termen lung care necesită finanţare pe măsură.
5. Preocuparea de scurtă durată a părţii private pentru date în conflict cu preocuparea organizaţiilor publice pentru durabilitate. Un accent interesant este pus pe faptul că cercetătorii doresc să publice lucrările în reviste cu reputaţie iar gestionarea datelor pentru o reutilizare ulterioară este o preocupare secundară.
6. Scăderea capacităţii de stocare de încredere. Informaţia cu relevanţă pentru preocuparea Olandei este aceea că în luna iunie a anului curent Arhivele Naţionale ale Olandei şi unsprezece Centre Regionale Istorice  (o combinaţie de arhive de provincie şi muzee) au format un consorţiu pentru a organiza capacităţi pentru arhivare digitală care să servească sectorului de arhivare în următorii 5 ani. Alte iniţiative sunt descrise. Interesant este conceptul de „hotel pentru date”
7. Insuficienţa personalului şi/sau a capacităţilor IT
8. Insuficienţa instrumentelor practice. Interesant este conceptul de „trusă de instrumente digitale”
9. Insuficienţa serviciilor dedicate de conservare pe lungă durată. Este prezentat rolul Bibliotecii Naţionale care asigură nişte servicii cu totul şi cu totul speciale.
10. Domeniul nu este organizat după necesităţile erei digitale

Cîteva concluzii privind costurile asociate şi finanţarea accesului de lungă durată la colecţiile digitale:

• Sunt atât de multe variabile implicate în costul accesului permanent încât este aproape imposibil să faci comparaţii între diferitele organizaţii şi studii
• Dimensiunea contează: costurile pe unitate descresc pe măsură ce creşte cantitatea; avantajele dimensiunii colecţiilor descresc pe măsură ce numărul furnizorilor sau varietatea şi complexitatea obiectelor creşte.
• Pe măsură ce timpul trece, costurile per unitate pe an par să se diminueze
• Costurile cu personalul reprezintă o parte substanţială a costurilor globale (total cost of ownership), chiar mai mult decât mediul de stocare fizic
• Temporizarea este esenţială: atunci când nu sunt luate măsuri corespunzătoare la momentul creării, repararea pagubelor mai târziu în ciclul de viaţă este de neatins ca şi costuri
• Achiziţionarea şi incorporarea par a fi cele mai scumpe faze ale strategiei de conservare. Cercetările întreprinse de KB sugerează că emularea, chiar poate fi o soluţie mai ieftină pe termen lung. Totuşi emularea necesită costuri mari iniţiale în timp ce migrarea conţinutului poate fi repartizată în timp.

Ceea ce ar trebui menţionat în încheiere este faptul că acest raport este unul preliminar înaintea Conferinţei Naşionale care se va ţine pe 18 Septembrie 2009 la Biblioteca Naţională a Olandei. Spre finalul anului vor fi prezentate opţiunile pentru politicile care vor fi adoptate de NCDD.